Aggiornato il 13 Luglio 2026
Il registro mancato funzionamento registratore di cassa in formato Word e PDF serve per documentare in modo chiaro e conforme agli obblighi fiscali eventuali periodi di malfunzionamento del registratore. Il modello è pensato per registrare dati dell’esercente, dettaglio del guasto, operazioni manuali effettuate, interventi tecnici e allegati utili a conservare prova delle vendite e degli incassi durante il fermo macchina.
Indice
Come compilare il registro mancato funzionamento registratore di cassa
Quando il registratore di cassa telematico non funziona, il punto vendita non deve fermare necessariamente l’attività, ma deve documentare correttamente gli incassi effettuati durante il periodo di guasto. Il registro di mancato funzionamento, spesso chiamato anche registro di emergenza, serve proprio a questo: annotare i corrispettivi che non possono essere memorizzati o trasmessi dal registratore telematico. La regola di base è che, in caso di mancato o irregolare funzionamento del Registratore Telematico, l’esercente deve chiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato e annotare i dati dei corrispettivi delle operazioni giornaliere fino al ripristino dell’apparecchio.
La prima cosa da fare è indicare con precisione il giorno in cui si verifica il problema. Nel registro va riportata la data del mancato funzionamento e, se possibile, anche l’ora in cui il registratore ha smesso di funzionare. È utile aggiungere una breve descrizione del guasto, per esempio “registratore telematico non operativo”, “errore di trasmissione”, “display bloccato”, “stampante non funzionante” oppure “impossibile effettuare la chiusura”. Questa annotazione non deve essere lunga, ma deve permettere di capire perché si è dovuti passare alla registrazione manuale.
Subito dopo bisogna annotare le operazioni effettuate durante il periodo di guasto. Ogni vendita deve essere registrata in modo chiaro, evitando scritte generiche o importi cumulativi non spiegati. Per ogni operazione è opportuno indicare la data, un numero progressivo interno, una breve descrizione del bene o del servizio venduto, l’importo incassato, l’aliquota IVA applicata e il totale. Se nell’attività si usano aliquote diverse, è importante separare correttamente gli importi, perché il dato servirà poi per la trasmissione o per la corretta liquidazione dell’imposta.
Il registro deve essere compilato in ordine cronologico, senza lasciare spazi ambigui e senza cancellazioni non giustificate. Se si commette un errore, è meglio non usare correttori o abrasioni: si traccia una riga sull’indicazione errata, lasciandola comunque leggibile, e si scrive accanto il dato corretto. Questo accorgimento rende il registro più credibile in caso di controllo, perché mostra che le correzioni non sono state fatte per alterare gli incassi.
A fine giornata bisogna sommare i corrispettivi annotati manualmente. Il totale giornaliero deve essere coerente con gli incassi effettivi, distinguendo, quando necessario, tra contanti, carte, bancomat o altri metodi di pagamento. Il pagamento elettronico non sostituisce l’obbligo di documentare fiscalmente l’operazione: anche se il cliente paga con POS, la vendita deve risultare nel registro se il registratore telematico non è in grado di funzionare correttamente.
La compilazione del registro non basta da sola. L’esercente deve anche gestire lo stato del dispositivo e la comunicazione dei dati attraverso i canali previsti. L’Agenzia delle Entrate indica che, in caso di malfunzionamento non comunicato automaticamente dal Registratore Telematico, l’esercente o un delegato può intervenire nell’area dedicata per segnalare la situazione di “fuori servizio”. Inoltre, per i problemi di connettività al momento della chiusura di cassa, l’Agenzia ricorda che i corrispettivi possono essere trasmessi entro dodici giorni, riconnettendo l’apparecchio o usando le procedure di emergenza.
Occorre distinguere il guasto vero e proprio dalla semplice assenza di internet. Se il registratore funziona, memorizza correttamente i dati ma non riesce solo a trasmetterli, di solito non si compila il registro come se l’apparecchio fosse inutilizzabile: si conserva il file generato e si procede alla trasmissione appena possibile, secondo le procedure previste. Se invece il registratore non consente di memorizzare le operazioni o di emettere correttamente i documenti commerciali, allora il registro di mancato funzionamento diventa essenziale.
Fac simile registro mancato funzionamento registratore di cassa Word
Scarica il fac simile in formato Word da compilare direttamente e conservare insieme alla documentazione contabile.
Fac simile registro mancato funzionamento registratore di cassa PDF
Scarica il fac simile in formato PDF da utilizzare come esempio o per la stampa e l’archiviazione cartacea.
Esempio registro mancato funzionamento registratore di cassa
REGISTRO DI MANCATO FUNZIONAMENTO DEL REGISTRATORE DI CASSA
1. Dati dell’esercente
- Ragione sociale / Denominazione: ___________
- Partita IVA: ___________
- Codice fiscale: ___________
- Sede / Unità locale (indirizzo): ___________
- Telefono: ___________
- E-mail: ___________
- Legale rappresentante / Titolare: ___________
2. Dati del registratore di cassa
- Marca / Modello: ___________
- Numero di matricola / Serie: ___________
- Installato presso (reparto / punto vendita): ___________
3. Dettagli del malfunzionamento
- Data di inizio malfunzionamento: ___________
- Ora di inizio malfunzionamento: ___________
- Data di fine malfunzionamento (se ripristinato): ___________
- Ora di fine malfunzionamento (se ripristinato): ___________
- Durata complessiva del fermo: ___________
- Operatore/i presente/i al momento del malfunzionamento: ___________
- Descrizione dettagliata del malfunzionamento: ___________
4. Operazioni effettuate durante il periodo di malfunzionamento
- Modalità alternativa di registrazione adottata (es. ricevute manuali, bollettazione su registro, software alternativo, ecc.): ___________
- Numero ricevute/ticket manuali emesse da n.: ___________ a n.: ___________
- Numero fatture emesse da n.: ___________ a n.: ___________
- Totale incassi in contanti durante il periodo di fermo: € ___________
- Totale incassi con carte o altri mezzi di pagamento registrati manualmente: € ___________
- Numero complessivo operazioni effettuate durante il fermo: ___________
- Eventuali annullamenti / note su operazioni particolari: ___________
- Modalità di conservazione delle copie cartacee o elettroniche prodotte: ___________
5. Comunicazioni e notifiche
- Comunicazione al servizio assistenza effettuata in data: ___________ ore: ___________
- Centralino/ditta di assistenza contattata: ___________
- Numero pratica / ticket assistenza (se presente): ___________
- Comunicazione all’eventuale consulente fiscale effettuata in data: ___________
6. Intervento tecnico
- Ditta intervento/assistenza: ___________
- Tecnico intervenuto: ___________
- Data intervento: ___________ ora inizio: ___________ ora fine: ___________
- Attività svolte dal tecnico (descrivere operazioni e verifiche): ___________
- Parti sostituite (se presenti): ___________
- Esito intervento: ___________
- Numero fattura / rapporto di intervento: ___________
- Importo fattura/intervento: € ___________
7. Riepilogo e allegati
- Totale incassi registrati manualmente durante il fermo: € ___________
- Totale operazioni registrate manualmente: ___________
- Elenco allegati (ricevute manuali, registro delle vendite, rapporti assistenza, fatture, fotografie, ecc.):
- ___________
- ___________
- ___________
- ___________
- Eventuali osservazioni aggiuntive: ___________
8. Dichiarazione del dichiarante
Il/la sottoscritto/a ___________, in qualità di ___________ della/e società/impresa sopra indicata, dichiara che le informazioni riportate nel presente registro corrispondono al vero e che la documentazione allegata è completa e veritiera ai fini fiscali e contabili.
Luogo: ___________ Data: ___________
Firma dell’operatore che compila il registro: ___________
Firma del titolare / legale rappresentante: ___________ Timbro aziendale: ___________
9. Sezione per uso contabilità / revisione interna
- Verifica da parte del responsabile contabile (nome): ___________
- Data verifica: ___________
- Note del responsabile contabile: ___________
- Firma del responsabile contabile: ___________
10. Annotazioni finali dell’ufficio tecnico / assistenza
- Ulteriori interventi programmati (data/ora): ___________
- Esito definitivo del ripristino e note di conformità: ___________
- Firma tecnico assistenza: ___________ Data: ___________