Aggiornato il 6 Marzo 2026
Scarica il fac‑simile della nomina del Responsabile della Conservazione in formato Word e PDF: un modello pronto da compilare per formalizzare l’incarico, definire compiti, responsabilità, poteri e obblighi in materia di conservazione documentale (cartacea e digitale). Il documento è utile per aziende, enti e studi professionali che devono adeguare la gestione degli archivi alle normative vigenti, incluse le disposizioni sulla protezione dei dati personali (GDPR).
Indice
Fac simile nomina responsabile della conservazione Word
Scarica il fac‑simile in formato Word, editabile per adattarlo alle specifiche esigenze della tua organizzazione.
Fac simile nomina responsabile della conservazione PDF
Scarica il fac‑simile in formato PDF, da utilizzare come esempio o per conservarne una copia firmata.
Esempio nomina responsabile della conservazione
ATTO DI NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Tra
La società/ente: _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale / partita IVA _____________, rappresentata legalmente da _____________ nella sua qualità di _____________ (di seguito, “Ente/Datore“);
e
Il Sig./La Sig.ra: _____________, nato/a a _____________ il _____________, residente in _____________, codice fiscale _____________ (di seguito, “Responsabile“).
Premesso che
- l’Ente/Datore svolge attività che comportano la conservazione di documenti cartacei e/o informatici nonché di archivi digitali e intende adempiere agli obblighi normativi e alle proprie politiche interne in materia di conservazione, sicurezza e protezione dei dati;
- l’Ente/Datore intende nominare un Responsabile della Conservazione per garantire la corretta gestione, conservazione e disponibilità della documentazione secondo le norme vigenti e le procedure aziendali;
si conviene e si stipula quanto segue.
1. Nomina
L’Ente/Datore nomina il Sig./la Sig.ra _____________ quale Responsabile della Conservazione (di seguito, il “Responsabile“), che accetta la nomina.
2. Durata della nomina
La presente nomina ha efficacia a decorrere dal _____________ e avrà durata fino al _____________, salvo revoca anticipata o proroga concordata per iscritto tra le parti.
3. Individuazione delle risorse e degli ambiti di competenza
Il Responsabile è nominato per le seguenti attività e ambiti: conservazione dei documenti cartacei, conservazione digitale, gestione degli archivi, conservazione a norma dei documenti informatici, applicazione delle procedure di backup e disaster recovery, nonché ogni attività descritta negli allegati alla presente (Allegato A: Elenco documenti/archivi; Allegato B: Politica di Conservazione e Piano di Conservazione).
4. Compiti e responsabilità
Il Responsabile, in conformità alla normativa vigente e alle procedure aziendali, avrà le seguenti principali responsabilità:
- predisporre, aggiornare e applicare le politiche e le procedure di conservazione e di gestione degli archivi;
- garantire la conservazione, l’integrità, la disponibilità e la leggibilità nel tempo dei documenti e dei supporti, anche attraverso adeguate misure tecniche e organizzative;
- sovrintendere alle attività di versamento, classificazione, indicizzazione, fascicolazione, digitalizzazione e riversamento dei documenti;
- curare la corretta tenuta dei registri di conservazione e delle evidenze rapportabili alle attività svolte;
- assicurare l’esecuzione dei backup e delle procedure di disaster recovery e verificare periodicamente la loro efficacia;
- gestire l’accesso ai documenti conservati, autorizzando consultazioni e rilasci in conformità alle norme interne e alla normativa sulla protezione dei dati personali;
- collaborare con il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), ove nominato, per garantire la conformità alle disposizioni in materia di privacy e sicurezza;
- predisporre e trasmettere all’Ente/Datore rapporti periodici sullo stato della conservazione, sugli interventi effettuati e sugli eventuali rischi o non conformità riscontrate;
- segnalare tempestivamente all’Ente/Datore ogni evento significativo, incidente di sicurezza o perdita di integrità dei documenti;
- curare la formazione e l’addestramento del personale coinvolto nelle attività di conservazione;
- assicurare l’osservanza delle disposizioni normative in materia di conservazione e della disciplina interna aziendale.
5. Poteri
Il Responsabile avrà i poteri necessari per eseguire le attività di cui al precedente articolo 4, nel rispetto delle procedure interne e delle autorizzazioni previste dall’Ente/Datore. Qualsiasi atto di natura innovativa o straordinaria che implichi modifiche strutturali o di investimento dovrà essere previamente autorizzato dall’Ente/Datore.
6. Obblighi di riservatezza e protezione dei dati
Il Responsabile si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni e i documenti di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle proprie funzioni e a rispettare le misure di sicurezza e le disposizioni in materia di protezione dei dati personali previste dal Regolamento (UE) 2016/679 e dalla normativa nazionale applicabile.
7. Responsabilità e assicurazione
Il Responsabile agisce nell’ambito delle disposizioni e delle istruzioni fornite dall’Ente/Datore. Per eventuali danni derivanti da dolo o colpa grave nell’esercizio delle sue funzioni, il Responsabile potrà essere chiamato a rispondere nei termini di legge. L’Ente/Datore si impegna a valutare la copertura assicurativa per i rischi connessi all’attività svolta e a comunicare al Responsabile eventuali disposizioni in merito.
8. Compenso
Il compenso e le condizioni economiche della nomina sono fissati come segue: compenso annuo/periodico _____________, modalità di pagamento _____________. Eventuali rimborsi spese saranno regolati secondo quanto previsto dalla normativa interna.
9. Subentro, delega e cessazione
Il Responsabile non può delegare integralmente le proprie responsabilità; potrà delegare funzioni operative a personale appositamente incaricato, restando comunque responsabile delle attività delegate. La nomina potrà essere revocata dall’Ente/Datore in qualsiasi momento per giusta causa o per sopravvenuta ragione organizzativa, previa comunicazione scritta. Alla cessazione della nomina il Responsabile dovrà restituire materiali, credenziali e ogni altra documentazione e cooperare al passaggio di consegne.
10. Documentazione e allegati
La presente nomina si intende corredata dai seguenti allegati che ne costituiscono parte integrante:
- Allegato A: Elenco dei documenti/archivi oggetto di conservazione;
- Allegato B: Politica di Conservazione e Piano di Conservazione;
- Allegato C: Procedure operative e ruoli coinvolti;
- Allegato D: Registro delle deleghe e delle autorizzazioni.
11. Rinvio alla normativa
Per quanto non espressamente previsto nel presente atto si applicano le disposizioni di legge vigenti in materia, nonché le politiche e procedure interne dell’Ente/Datore.
12. Foro competente
Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente atto sarà competente il Foro di _____________, salvo diverso obbligatorio rilievo di legge.
Luogo e data: _____________
Per l’Ente/Datore
Firma: ________________________________
Nome e qualifica: _____________
Il/La Responsabile
Firma: ________________________________
Nome: _____________
Accettazione
Il/La sottoscritto/a Sig./Sig.ra _____________ dichiara di aver ricevuto copia del presente atto, di aver preso visione degli allegati e delle procedure richiamate, di accettare espressamente la nomina e i compiti ivi indicati.
Luogo e data: _____________
Firma del Responsabile: ________________________________